jenis-jenis surat

Jenis-Jenis Surat

1.            Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman. Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.
(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2) Tidak menggunakan nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
(5) Format surat bebas

2.            Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.
(1) Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
(5) Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi
(6) Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)

3.            Surat Dinas

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.
Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.
(1) Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami
(4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
(5) Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat
(6) Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau format setengah lurus versi b.

4.            Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalanya suatu perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus agar surat lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik. Kalaupun surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut hendaknya jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan memudahkan orang yang membacanya.
Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.
1. Tempat dan tanggal penulisan surat
2. Perihal
3. Alamat surat
4. Salam pembuka
5. Pembuka surat
6. Tujuan surat lamaran pekerjaan
7. Identitas pelamar
8. Penutup surat
9. Tanda tangan dan nama jelas pelamar

Penulis surat lamaran surat lamaran hendaknya mematuhi ramburambu berikut ini.
1. Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik.
2. Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi.
3. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian.
4. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.
5. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”, dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.

Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut.
(1) Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.
(2) Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.
(3) Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat.

5.            Surat Undangan

Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah ditetapkan dalam undangan. Surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.
Bagian-Bagian Surat Undangan
a. Kepala Surat
(1) nama badan usaha,
(2) alamat badan usaha,
(3) nomor telepon,
(4) nomor kotak pos,
(5) identitas lainnya,
(6) tanggal surat,
(7) nomor yang ditujukan/alamat dalam.
b. Isi Surat
(1) salam pembuka,
(2) alasan,
(3) hari dan tanggal,
(4) waktu,
(5) tempat,
(6) acara.
c. Penutup/Kaki Surat
(1) nama badan usaha,
(2) jabatan,
(3) nama jelas,
(4) nomor induk pegawai,
(5) tembusan.

6.            Surat Edaran

Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.

Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi
Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.
Fungsi surat edaran:
1. di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau peraturan;
2. di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai pemberitahuan atau pengumuman.

Macam surat edaran:
a. Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional. Misalnya:
(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional
(2) edaran tentang sensus penduduk
(3) edaran tentang Pemilu

b. Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut.

Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat edaran tentang:
(1) petunjuk kenaikan kelas
(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.

c. Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :
(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu
(2) Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.

Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah
Bagian-bagian surat ini adalah sebagai berikut.
a. Kepala surat
(1) Tulisan “EDARAN” ditulis dengan huruf besar seluruhnya “Hal”, diberi garis bawah.
(2) Sebelah kiri atas : Di bawah “Hal” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju.
(3) Sebelah kanan atas : Tempat tanggal, bulan, dan tahun.

b. Isi surat edaran/batang tubuh
Dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas:
(1) pendahuluan
(2) inti
(3) penutup

c. Kaki surat/bagian akhir, terdiri atas :
(1) nama jabatan
(2) tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran
(3) nama pejabat dan NIP/NRP
(4) cap dinas
(5) tembusan (bila dianggap perlu)